Pengalaman Jadi Kabag

Pada 31 Juli 2025 lalu secara resmi saya purna tugas dari jabatan Kepala Bagian (Kabag) Hukum Perdata pada Fakultas Hukum (Fahum) Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU), Medan.

Alhamdulillah kepercayaan pimpinan dan senat Fahum yang diberikan ke saya menduduki posisi setara Kajur untuk periode 2021-2025 telah diselesaikan dengan baik.

Tidak dimungkiri ada sedikit rasa canggung juga ketika harus beralih kebiasaan dari ngantor di ruang Kabag yang privat dan kembali bergabung di ruang dosen yang lebih umum.

Menerima kunjungan rekan S3 di ruangan Kabag Hukum Perdata - April 2025 / dokpri

Namun harus bisa beradaptasi lagi, toh semua dosen yang menjabat struktural berasal dari dosen biasa dan setelah habis periode jabatan ada yang meningkat ke amanah yang lebih tinggi dan ada pula yang mencukupkan diri dan menjadi nonstruktural seperti saya.

Awal Periode Menjadi Kabag

Masih segar dalam ingatan saya saat diberi ucapan selamat oleh rekan-rekan sejawat, berfoto bersama dan segera menjalankan tusi (tugas dan fungsi).

Banyak mahasiswa terutama mahasiswa Bagian Perdata mengirimkan pesan singkat ucapan selamat, sekaligus membuat janji temu untuk mengajukan judul skripsi.

Fakultas Hukum UMSU memiliki tujuh bagian/departemen/peminatan untuk spesialisasi tugas akhir berupa skripsi atau artikel jurnal (publikasi paper). Bagian Hukum Perdata, Hukum Pidana, Hukum Acara, Hukum Bisnis, Hukum Internasional, Hukum Tata Negara (HTN), dan Hukum Administrasi Negara (HAN).

Adapun bagian paling banyak diminati mayoritas mahasiswa Semester V saat pemilihan bagian adalah Bagian Hukum Perdata dan Hukum Pidana. Mungkin bagian paling tua dan lebih dikenal luas sejak adanya fakultas hukum di Indonesia ini. Sedangkan bagian lain merupakan pengembangan dari hukum privat dan hukum publik tersebut.

Ilustrasi menerima pengajuan judul mahasiswa / dokpri

Menciptakan Sistem Meletakkan Pondasi

Merespon arahan Rektor UMSU yang dimuat di dalam Surat Edaran Rektor, antara lain berisikan tentang penguatan literasi digital atau digitalisasi di segala lini di lingkungan kampus, saya pun berusaha membuat proses pengajuan judul yang lebih ringkas, praktis, dan datanya tertata dengan rapi.

Sebelumnya, mengajukan judul dilakukan secara manual dan memakan waktu yang cukup lama, belum lagi jika ditolak Kabag karena berbagai alasan seperti terjadi duplikasi judul dengan kakak tingkat, topik usang (out of date), dibuat dengan asal-asalan, dan sebagainya,

Saya mengadministrasi buku besar yang biasa ditulisi manual oleh mahasiswa tahun lalu yang judulnya sudah disetujui, sehingga dapat ditelusuri secara daring melalui aplikasi Google Drive.

Leadership is not about titles, positions, or flow charts. It's about one life influencing another. (Jhon C. Maxwell)

Mahasiswa yang mengajukan judul sebelumnya harus menekuri buku besar secara satu per satu agar judulnya tidak menduplikasi dengan judul mahasiswa sebelumnya, kini tinggal menekan tombol CTRL+F muncul kotak search dan tinggal mengetikkan kata kunci topik judulnya di kotak tersebut.

Optimalisasi melakukan penelusuran dari rumah selalu saya tekankan kepada mahasiswa yang janji temu keesokannya. Hal ini untuk mengurangi penumpukan antrian mahasiswa di depan ruang Kabag. Tidak ada kursi untuk menunggu di sana, kasihan mahasiswanya harus berdiri seperti akan membeli tiket konser musik.

Misalnya tentang perjanjian, dengan mencari kata "perjanjian" dan menekan tombol ENTER, keluarkan judul-judul senior yang sudah lulus yang mengandung kata "perjanjian" sehingga tak butuh waktu lama, si mahasiswa bisa dengan percaya dirinya menyakinkan Kabag bahwa pada topik perjanjian, dia tidak memplagiat judul siapapun, sebab yang akan dibuatnya perjanjian yang lain lagi.

April 2023 / dokpri

Inisiasi dan Inovasi Pemilihan Bagian dari Manual ke Digital

Pada event mahasiswa mengikuti pemilihan bagian, periode sebelumnya seratus persen diajukan secara manual dengan mengumpulkan map satu per satu ke ruang kabag.

Oleh Kabag, tumpukan map setinggi lutut orang dewasa itu nantinya diverifikasi sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan yaitu jika ingin masuk ke Bagian Perdata, nilai mata kuliah penunjangnya yaitu Hukum Perdata minimal B+.

Belajar dari repotnya menangani satu per satu map pengajuan pemilihan bagian mahasiswa pada tahun 2021, membuat tabel excelnya dan menginput satu demi satu nama mahasiswa, NPM, nilai yang diperoieh, dan lain-lain. Tidak ada sekretaris bagian, hanya Kabag seorang yang mengerjakan semuanya sendiri. Saya mengambil langkah-langkah teknis.

Sebenarnya sudah diusulkan juga agar proses pengajuan judul diintegrasikan ke situs web fakultas hukum fahum.umsu.ac.id agar dapat di otomatisasi dengan lebih baik. Namun mungkin masih ada kendala untuk melaksanakannya.

Uniknya Kabag Hukum lain seperti Hukum Internasional dan Hukum Bisnis paling banyak jumlah mahasiswanya 5-10 orang saja, sehingga proses rekapitulasi data dapat diselesaikan dengan lebih cepat.

Jumlah mahasiswa pemilih Bagian Perdata rata-rata 200 orang setiap tahunnya. Kejar-kejaran dengan Bagian Pidana. pada tahun depannya tahun 2022 saya menginisiasi untuk mengumpulkan berkas bagian melalui form online.

Hingga berakhir periode pada tahun 2025 ini pemilihan bagian dan pengajuan judul dilaksanakan dengan wajib mengisi form online dengan berbasis email fakultas.

Alhamdulillah koordinasi dan kerjasama yang baik dengan pimpinan, Kepala Tata Usaha, dan rekan sesama Kabag, sehingga perlahan-lahan meninggalkan proses manual yang melelahkan dan memakan waktu lama.

Tak hanya mengurusi judul, pendadaran bagian, dan seminar proposal skripsi, kabag sebagai bagian dari pimpinan program studi turut berpartisipasi aktif dalam menyusun borang reakreditasi, raker, acara-acara menyambut tamu fakultas/universitas, rapat-rapat maraton, dan segenap hal terkait denyut nadi kehidupan kampus.

Masih banyak lagi kinerja sebagai kabag yang telah dilakukan. Serasa tak cukup kata merepresentasikan pengalaman jadi kabag.

Selain itu tugas individual dosen/tridarma seperti pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat juga wajib dijalankan sebaik-baiknya agar isian di aplikasi Sister di setiap semesternya dapat dilakukan dengan optimal.

Kesimpulan

Pengalaman jadi kabag perdata sangat menyenangkan dan saya menikmati sekali setiap proses pembelajaran di dalamnya.

Meski akhirnya dengan sedikit berat hati saya meletakkan jabatan karena habis masa periode. Berdasarkan musyawarah dengan suami, saya menghadap pimpinan minta izin Pak Dekan untuk tidak melanjutkan jadi kabag lagi pada periode selanjutnya (2025-2029). Biasanya kabag itu menjabat minimal dua periode lalu digantikan yang baru.

Alasannya anak bungsu saya yang duduk di kelas 3 SD sedang amat membutuhkan ekstra perhatian dan kehadiran ibunya. Dari segi akademis ia agak ketinggalan dibandingkan teman-temannya. Tentunya hal ini sangat membebani pikiran kami.

Jabatan bisa datang dan pergi, mungkin di masa yang akan datang dapat diraih kembali. Namun momen anak saat SD tak akan bisa terulang lagi. Tanpa sadar nantinya ia tiba-tiba sudah harus masuk SMP.

Tentunya saya dan suami bertanggung jawab membenahi kondisi terganggunya kebiasaan belajarnya, karena kami sama-sama sibuk, pulang pada sore hari dalam keadaan sama-sama lelah.

Ritme ini harus dibenahi agar tercipta kembali suasana belajar yang nyaman, biasanya kami lakukan sehabis sholat maghrib. Jika saya bisa pulang lebih cepat masih ada waktu untuk beristirahat agar malamnya dalam kondisi fit mendampingi anak membuka-buka PR-nya. Anak saya ada sesi jam belajar tambahan (les) dengan gurunya, namun tetap saja belajar di rumah dibutuhkan.

Saya sangat mengapresiasi kepercayaan pimpinan dan Senat fakultas pada saya untuk satu periode menjabat kabag 2021-2025 yang lalu.

Pada rapat senat terakhir saya memohon maaf rasanya belum banyak berkontribusi bagi kemajuan Fahum. Insyaallah ke depannya saya akan tetap mendukung dan turut menyukseskan program-program Fahum.

Foto bersama di akhir periode dengan konsep candid

Sukses selalu Kabag Perdata berikutnya, dan rekan-rekan Kabag lainnya, juga tak lupa kepada dekanat yang dengan sabarnya memimpin dan mengayomi jajarannya. Fakultas Hukum UMSU, tegaskan pengabdian!

Salam,